Software de denunțare a neregulilor

Clasificare de securitate:	Document public
Companie:	Namirial S.p.A.
Versiune:	3.0
Data ultimei versiuni:	15.12.2023
Numele documentului:	Whistleblowing Policy_ v.3.0

Aprobare

Elaborare:	Revizuire:	Aprobare:
Echipa Juridică	CFO (director economic) și Director Guvernanță Corporativă	Director Executiv

Versiuni

Versiuni	Modificare	Descrierea modificării	Dată
1.0	Original	Primul proiect	Aprobare de către Consiliul de Administrație la 26.10.2022
1.1	Actualizare	Actualizarea datelor de contact ale Comitetului	06.03.2023
2.0	Actualizare	Modificarea Decretului legislativ nr. 24 din 10 martie 2023 de punere în aplicare a Directivei (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019	14.07.2023
3.0	Actualizare	Extinderea Politicii de Denunțare asupra companiilor din Grupul Namirial S.p.A și adaptarea la Ghidul Operațional pentru Entități Private al Confindustria (Confederația Generală a Industriei Italiene) cu privire la Denunțare din octombrie 2023	15.12.2023

Acces

Nr.	Rol	Revizuire	Revizuire și modificare
1	Echipa Juridică		X
2	Angajați	X
3	Terți	X

PRINCIPII GENERALE

NAMIRIAL S.p.A. (denumită în continuare, „NAMIRIAL” sau „Compania” sau „Societatea-mamă”) împreună cu sucursalele sale (denumite împreună „GRUPUL NAMIRIAL” sau „Grupul”) își desfășoară activitatea în mod echitabil, transparent, onest și loial și solicită tuturor angajaților, directorilor, membrilor conducerii și părților interesate să respecte legile, regulamentele, regulile de conduită, standardele și orientările, atât naționale, cât și internaționale, aplicabile Companiei.

GRUPUL NAMIRIAL se angajează să promoveze și să mențină un sistem adecvat de control intern, acesta reprezentând ansamblul tuturor instrumentelor utile și necesare pentru a administra, conduce și verifica activitățile comerciale, cu scopul de a asigura respectarea legilor și instrumentelor de reglementare corporative, protejarea activelor corporative, gestionarea optimă și eficientă a activităților și furnizarea datelor contabile și financiare exacte și complete.

Tuturor nivelurilor din cadrul structurii organizatorice a Grupului le revine responsabilitatea comună pentru implementarea unui sistem eficient de control intern. În consecință, întregul personal al GRUPULUI NAMIRIAL este implicat în instituirea și participarea activă la buna funcționare a sistemului de control intern, în limita funcțiilor și responsabilităților atribuite.

Instituția denunțării are o importanță fundamentală pentru GRUPUL NAMIRIAL în vederea consolidării controlului asupra aplicării efective și respectării Codului de Etică, a prevederilor și principiilor Politicilor și Procedurilor Interne, a legilor și regulamentelor.

Mai mult, un sistem de denunțare ajută GRUPUL NAMIRIAL să consolideze integritatea corporativă și să trateze eficient potențialele probleme din timp, reducând riscul unor posibile prejudicii semnificative aduse afacerii și reputației Grupului.

Luând în considerare cele de mai sus, Consiliul de Administrație al NAMIRIAL a adoptat și implementat prezenta procedură (denumită în continuare „Politica de Denunțare”) pentru tratarea denunțurilor, aceasta fiind considerată valabilă și aplicabilă față de GRUPUL NAMIRIAL.

Ulterior adoptării sale, Politica de Denunțare este adusă la cunoștința Destinatarilor (astfel cum sunt definiți mai jos) prin e-mail și/sau publicare pe site-urile instituționale ale Companiei și ale sucursalelor și, de asemenea, este pusă la dispoziție în cadrul unei secțiuni speciale a intranetului corporativ. Această procedură va face, de asemenea, obiectul unor activități de instruire specifice, la intervale regulate, furnizate către Destinatari de către Companie în calitate de Societate-mamă, în scopul promovării însușirii și aplicabilității acesteia.

SFERA DE APLICARE

Politica de Denunțare este introdusă pentru a reglementa procesul de transmitere, primire, examinare și procesare a Sesizărilor (astfel cum sunt definite mai jos) primite sau transmise de la/către orice persoană, chiar și în mod confidențial sau anonim, și este aplicabilă următoarelor părți (denumite împreună, la singular sau plural, „Destinatarul” sau, ulterior transmiterii unei Sesizări, „Denunțătorul”):

angajaților și conducătorilor, mai precis:

angajaților Grupului, inclusiv, în cazul relațiilor cu companii italiene, lucrătorilor ale căror relații de muncă sunt reglementate de Decretul legislativ italian nr. 81 din 15 iunie 2015 sau articolul 54-bis din Decretul italian nr. 50 din 24 aprilie 2017, devenit lege, după modificări, prin Legea nr. 96 din 21 iunie 2017;

terților, mai precis:

lucrătorilor care desfășoară activități independente, inclusiv, în cazul relațiilor cu companii italiene, celor indicați la capitolul I din Legea italiană nr. 81 din 22 mai 2017, precum și părților unei relații de colaborare menționate la articolul 409 din Codul italian de procedură civilă și articolul 2 din Decretul legislativ italian nr. 81 din 2015, care își desfășoară activitățile profesionale pentru Grup;
lucrătorilor sau colaboratorilor care își desfășoară activitățile profesionale pentru Grup, furnizând bunuri, prestând servicii sau efectuând lucrări pentru terți;
liberilor profesioniști și consultanților care prestează servicii în favoarea Grupului;
voluntarilor și stagiarilor, remunerați și neremunerați, care își desfășoară activitatea în cadrul Grupului;

acționarilor și persoanelor cu funcții de administrare, conducere, control, supraveghere sau reprezentare, chiar dacă aceste funcții sunt exercitate de facto în cadrul Grupului.

OBIECTUL SESIZĂRILOR

Sesizările sunt adresate unui comitet special constituit în cadrul Societății-mamă (denumit în continuare și „Comitetul”), alcătuit după cum urmează:

Directorul Resurse Umane,
Șeful departamentului Juridic,
Responsabilul cu Protecția Datelor,
Membrul intern al Comitetului Societății-mamă.

Se menționează că toți membrii Comitetului indicați mai sus îndeplinesc cerințele de autonomie și competență în îndeplinirea acestei sarcini.

Comitetul poate beneficia periodic de sprijinul persoanei (persoanelor) companiei din Grup la care se referă Sesizarea, cu respectarea obligațiilor de confidențialitate.

Sesizările privind comportamentul ilegal sau necorespunzător trebuie transmise Comitetului de către Denunțători, asigurând că acestea sunt fundamentate și că se bazează pe fapte precise și clare.

Fiecare Destinatar al Politicii de Denunțare trebuie, în special, să notifice prompt Comitetul, chiar și în mod anonim, cu privire la încălcări (prin care se înțelege comportamente, acte sau omisiuni care dăunează interesului public sau Grupului) sau suspiciuni de încălcare care implică încălcări ale regulamentelor naționale și ale Uniunii Europene:

- ale Codului de Etică al Grupului;

- ale regulilor de conduită, interdicțiilor și principiilor de control raportate de Modelul Organizatoric al fiecărei companii din Grup, precum și ale normelor privind comportamentele ilegale relevante în sensul Decretului legislativ 231/2001 (aplicabil numai companiilor din Grup care dispun de un Model Organizatoric conform legii italiene);

- ale legilor aplicabile, ale actelor cu putere de lege sau ale regulamentelor, în special în ceea ce privește practicile corupte;

- ale procedurilor/politicilor interne adoptate de către Grup și/sau de către companiile individuale ale Grupului;

(denumite împreună „Sesizările”).

Lista încălcărilor de mai sus este exemplificativă, nu exhaustivă și, în orice caz, se face referire la Legea de punere în aplicare la nivel național a Directivei (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 pentru lista completă a încălcărilor care pot face obiectul Sesizărilor formulate de către fiecare Destinatar în conformitate cu prezenta Politică de Denunțare.

De asemenea, se menționează că lista încălcărilor de mai sus trebuie să ia în considerare specificul fiecărei companii a Grupului. Prin urmare, nu toate încălcările de mai sus pot face obiectul Sesizărilor tuturor companiilor Grupului.

Denunțătorul trebuie să furnizeze toate elementele utile pentru a permite Comitetului să efectueze controalele și verificările necesare și adecvate pentru a confirma temeinicia faptelor care fac obiectul Sesizărilor.

CANALE INTERNE DE SESIZARE

Sesizările pot fi transmise Comitetului prin următoarele canale interne:

platforma digitală de „Denunțare” („Whistleblowing”) (denumită în continuare și „Platforma”), care permite Denunțătorului să transmită sesizări scrise și/sau verbale (prin mesaje vocale), fie cu furnizarea datelor personale, fie în mod anonim;
poșta obișnuită (de exemplu, scrisoare, scrisoare recomandată cu confirmare de primire), în atenția Comitetului NAMIRIAL S.p.A. la adresa Via Caduti sul Lavoro 4, 60019, Senigallia (AN), Italia, fie cu furnizarea datelor personale, fie în mod anonim; plicul trebuie marcat pe exterior cu mențiunea „confidențial, în atenția responsabilului cu denunțările”; Sesizările neanonime trebuie introduse în două plicuri închise, primul plic cuprinzând datele de identificare ale persoanei care face sesizarea, împreună cu o copie a documentului de identitate, iar al doilea plic cuprinzând obiectul sesizării; ambele plicuri trebuie apoi introduse într-un al treilea plic cu mențiunea de mai sus marcată pe exterior;
întrunire personală cu Comitetul, solicitată prin e-mail sau în mod direct.

Comitetul poate fi contactat la următoarele adrese:

e-mail: whistleblowing@ethics.namirial.com, sau
poștă în atenția: Comitetului NAMIRIAL S.p.A. - Via Caduti sul Lavoro 4, 60019, Senigallia (AN), Italia.

Canalele interne de sesizare menționate anterior, implementate de către Companie în interesul GRUPULUI NAMIRIAL, garantează confidențialitatea identității Denunțătorului, a Persoanei Implicate (definită ca persoana fizică sau juridică menționată în Sesizările interne sau externe sau în dezvăluirea publică drept persoana căreia îi i se impută încălcarea sau drept persoana implicată în alt mod în încălcarea sesizată sau dezvăluită public) și a persoanei menționate în alt mod în Sesizări, precum și a conținutului Sesizărilor și al documentației aferente.

Tratarea sesizărilor este încredințată Comitetului Companiei.

Sesizările interne, transmise unei persoane alta decât Comitetul, vor fi direcționate către persoana competentă, în termen de 7 (șapte) zile de la primirea acestora, cu notificarea simultană a Denunțătorului cu privire la această direcționare.

GESTIONAREA CANALULUI INTERN DE SESIZARE ȘI VERIFICAREA TEMEINICIEI SESIZĂRII

Comitetul evaluează Sesizările primite și activitățile care urmează să fie puse în aplicare; orice măsuri ulterioare sunt stabilite și aplicate în conformitate cu prevederile procedurilor disciplinare.

În cadrul gestionării canalului intern de sesizare, Comitetul desfășoară următoarele activități:

transmite Denunțătorului, inclusiv prin instrumentele de notificare ale Platformei, o confirmare de primire a Sesizării în termen de șapte zile de la data primirii; această dispoziție nu se aplică în cazul Sesizărilor făcute în mod anonim prin poșta obișnuită;
discută cu Denunțătorul, inclusiv prin instrumentele interne ale Platformei, și solicită completări de la Platforma respectivă, dacă este necesar;
în scopul tratării Sesizării și în vederea asigurării așa-numitei „proximități”, implică orice persoană din cadrul societății Grupului la care se poate referi Sesizarea, în conformitate cu articolul 4 din prezenta procedură;
dă curs Sesizării primite, în mod corespunzător;
furnizează răspuns la Sesizare, inclusiv prin instrumentele de notificare ale Platformei, în termen de 3 (trei) luni de la data confirmării de primire sau, în lipsa notificării respective, în termen de trei luni de la expirarea perioadei de șapte zile de la transmiterea Sesizării; această dispoziție nu se aplică în cazul Sesizărilor făcute în mod anonim prin poșta obișnuită pe suport hârtie;
garantează confidențialitatea identității Denunțătorului inclusiv în scopul evitării oricărei forme de represalii, discriminare, penalizare sau oricăror consecințe care rezultă ca urmare a transmiterii Sesizărilor respective, fără a aduce atingere protecției drepturilor persoanelor acuzate în mod eronat sau cu rea credință și drepturilor lucrătorilor, Grupului și terților.

Examinare preliminară

Toate Sesizările fac obiectul unei examinări preliminare efectuate de către Comitet pentru a verifica prezența datelor și informațiilor utile în vederea permiterii unei evaluări inițiale a temeiniciei Sesizării în cauză. La efectuarea examinării menționate anterior, Comitetul poate beneficia periodic de sprijinul funcțiilor competente ale companiei și, după caz, al consultanților externi de specialitate, asigurând, în orice caz, confidențialitatea și, acolo unde este posibil, anonimizarea oricăror date cu caracter personal cuprinse în Sesizare.

În situațiile în care sunt efectuate prin Platformă, Sesizările vor fi tratate de către Comitet, menținând, în același timp, anonimitatea numelui Denunțătorului, cu excepția cazului în care aceste informații sunt necesare pentru continuarea cercetărilor, caz în care Denunțătorul va fi informat în mod corespunzător cu privire la accesul Comitetului la datele sale cu caracter personal.

În cazul în care, în etapa de examinare preliminară sau în timpul tratării Sesizării, survine un conflict de interese (de exemplu, dacă persoana care tratează sesizarea este aceeași persoană care face sesizarea sau aceeași persoană care face obiectul sesizării sau este, în orice caz, o persoană implicată sau afectată de sesizare), Sesizările trebuie adresate conducerii superioare sau unui membru individual al Comitetului care poate garanta tratarea eficientă, independentă și autonomă a acestora, cu respectarea în permanență a obligației de confidențialitate prevăzută în regulamentele relevante.

În cazul în care, la încheierea fazei de examinare preliminară, reiese că nu există elemente suficient de circumstanțiale sau, în orice caz, că faptele care se menționează în Sesizare sunt neîntemeiate, Sesizarea se depune la arhivă de către Comitet, cu indicarea motivelor relevante, iar Denunțătorul va fi informat cu privire la rezultat, inclusiv prin instrumentele de notificare ale Platformei, nu mai târziu de termenul limită menționat la punctul 6, litera d) de mai sus. Această dispoziție nu se aplică în cazul Sesizărilor făcute în mod anonim prin poșta obișnuită.

Informații specifice

Cu privire la fiecare Sesizare, în situațiile în care, în urma examinării preliminare, reies sau pot fi deduse în alt mod elemente utile și suficiente pentru evaluarea temeiniciei Sesizării, fără a aduce atingere dreptului la apărare al persoanei care face obiectul sesizării, Comitetul:

va iniția o examinare specifică, recurgând la structurile competente ale Comitetului și, după caz, la sprijinul persoanei (persoanelor) companiei din Grup la care se referă Sesizarea, astfel cum este indicat la articolul 4 de mai sus, al funcției de conformitate/funcției juridice din cadrul NAMIRIAL și/sau al celorlalte companii ale Grupului și/sau al funcțiilor corporative implicate;
va încheia cercetările în orice moment dacă, în cursul cercetărilor, se constată că Sesizarea este neîntemeiată;
dacă este necesar, va recurge la experți sau evaluatori externi;
va lua în considerare poziția Persoanei Implicate, inclusiv la solicitarea acesteia, printr-o procedură scrisă și/sau prin obținerea observațiilor și documentelor prezentate în scris;
va conveni cu șeful funcției de conformitate/funcției juridice din cadrul NAMIRIAL sau al altor companii ale Grupului și/sau cu șeful funcției corporative afectate de Sesizare și conducerea superioară a Grupului

asupra oricăror măsuri corective necesare pentru eliminarea deficiențelor de control detectate, asigurând, de asemenea, monitorizarea implementării acestora;

va conveni cu șeful funcției de conformitate/funcției juridice din cadrul NAMIRIAL sau al altor companii ale Grupului și/sau cu șeful funcției corporative afectate de Sesizare asupra oricăror demersuri care se vor întreprinde pentru a proteja interesele Grupului (de exemplu, acțiuni în justiție) și care se vor propune conducerii superioare;
pe baza convenirii cu funcția de conformitate/funcția juridică din cadrul NAMIRIAL sau al altor companii ale Grupului și/sau cu șeful funcției corporative afectate de Sesizare, va solicita conducerii superioare să inițieze proceduri disciplinare împotriva Denunțătorului, în cazul Sesizărilor în legătură cu care se constată reaua credință și/sau intenția exclusiv defăimătoare a Denunțătorului, eventual confirmată și de netemeinicia Sesizării în cauză;
va transmite rezultatele cercetărilor cu privire la Sesizare șefului funcției de conformitate/funcției juridice din cadrul NAMIRIAL sau al altor companii ale Grupului și/sau conducerii superioare pentru evaluare, dacă Sesizarea se referă la angajați și este întemeiată, astfel încât să se ia măsurile cele mai adecvate împotriva persoanelor care fac obiectul sesizării. Responsabilitatea pentru informarea promptă a Comitetului cu privire la aceste măsuri va reveni șefului funcției de conformitate/funcției juridice din cadrul NAMIRIAL sau al altor companii ale Grupului.

SESIZĂRI EXTERNE
1. Condiții pentru sesizări externe

Denunțătorul poate face o Sesizare Externă dacă, la momentul transmiterii acesteia, se îndeplinește una dintre următoarele condiții:

a) în lipsa unui canal intern de sesizare sau dacă, deși există un astfel de canal intern de sesizare, acesta este inactiv sau chiar neconform cu regulamentele în vigoare;

b) Denunțătorul a făcut deja o Sesizare Internă și nu i s-a dat curs;

c) Denunțătorul are motive întemeiate să creadă că, dacă ar face o Sesizare internă, nu i s-ar da curs în mod eficient sau l-ar putea expune riscului de represalii;

d) Denunțătorul are motive întemeiate să creadă că încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public.

1. CANALE EXTERNE DE SESIZARE

Vă rugăm să consultați documentul „Canale Externe de Sesizare”, considerat parte integrantă și fundamentală a prezentei politici, la care este atașat.

DEZVĂLUIRE PUBLICĂ

Dezvăluire publică înseamnă plasarea informațiilor cu privire la încălcări în domeniul public prin intermediul presei sau al mijloacelor electronice sau în alt mod prin mijloace de difuzare care se pot adresa unui număr mare de persoane.

Un Denunțător care face o dezvăluire publică beneficiază de protecția prevăzută de acest Decret dacă, la momentul dezvăluirii publice, se îndeplinește una dintre următoarele condiții:

a) Denunțătorul a făcut anterior o Sesizare Internă și Externă sau a făcut direct o Sesizare Externă și nu s-a primit niciun răspuns în termenul prevăzut cu privire la măsurile planificate sau luate pentru a da curs sesizărilor;

b) Denunțătorul are motive întemeiate să creadă că încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public;

c) Denunțătorul are motive întemeiate să creadă că Sesizarea Externă poate implica riscul de represalii sau că există posibilitatea să nu i se dea curs în mod eficient din cauza circumstanțelor specifice ale cazului concret, cum ar fi cele în care dovezile pot fi ascunse sau distruse sau în care există o temere întemeiată că Denunțătorul ar fi făcut o înțelegere cu autorul încălcării sau ar fi implicat în încălcarea respectivă.

Într-un astfel de caz, Denunțătorul este protejat de regulile privind secretul profesional în ceea ce privește sursa informațiilor, aplicabile profesioniștilor din domeniul jurnalismului.

FORME DE PROTECȚIE A DENUNȚĂTORULUI
1. Confidențialitatea identității Denunțătorului și a Sesizării

Canalele de sesizare asigură confidențialitatea identității Denunțătorului în activitățile de tratare a Sesizărilor.

Grupul se angajează să protejeze identitatea Denunțătorului și confidențialitatea tuturor informațiilor cuprinse în Sesizări (inclusiv identitatea Persoanei Implicate, a persoanei menționate și documentația aferentă) pe parcursul întregului proces de tratare a acestora – din momentul primirii până la încheierea cercetărilor – și a tuturor persoanelor implicate în proceduri, indiferent de calitate, în conformitate cu legile aplicabile privind confidențialitatea și în concordanță cu nevoile cercetărilor interne.

Grupul se angajează să nu dezvăluie identitatea Denunțătorului și nicio altă informație din care această identitate poate fi dedusă, direct sau indirect, fără consimțământul expres al Denunțătorului, niciunor persoane altele decât cele competente să primească sau să dea curs sesizărilor, autorizate în mod expres să prelucreze datele respective în conformitate cu articolele 29 și 32, alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2016/679, cu modificările ulterioare.

În cadrul procedurilor disciplinare, identitatea Denunțătorului nu poate fi dezvăluită, în situația în care susținerile plângerii disciplinare se bazează pe constatări separate, suplimentare Sesizărilor, chiar dacă acestea rezultă ca urmare a Sesizărilor. În situația în care plângerea se bazează pe Sesizări, integral sau parțial, și cunoașterea identității Denunțătorului este indispensabilă pentru apărarea persoanei împotriva căreia se formulează plângerea, Sesizările vor putea fi utilizate în scopul procedurii disciplinare numai în condițiile existenței consimțământului expres al Denunțătorului vizând dezvăluirea identității sale.

Motivele dezvăluirii datelor confidențiale se vor notifica Denunțătorului prin comunicare scrisă, în ipoteza menționată la alineatul anterior, precum și în procedurile de sesizare internă și externă menționate în prezenta Politică de Denunțare, atunci când dezvăluirea identitățíi Denunțătorului și informațiile cu privire la sesizare sunt, de asemenea, indispensabile pentru apărarea Persoanei Implicate.

Se menționează că, în cazul Sesizărilor făcute cu privire la companiile italiene, acestea sunt exceptate de la accesul prevăzut de articolele 22 și următoarele din Legea italiană nr. 241 din 7 august 1990 și la articolele 5 și următoarele din Decretul legislativ italian nr. 33 din 14 martie 2013.

1. Prelucrarea datelor cu caracter personal

Orice prelucrare a datelor cu caracter personal, inclusiv comunicarea între autoritățile competente în materia denunțării, trebuie să se efectueze în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 și cu Directiva (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului din 27 aprilie 2016 și legile naționale de transpunere a acesteia.

Datele cu caracter personal care, în mod evident, nu sunt utile pentru procesarea unei anumite Sesizări nu sunt colectate sau, dacă sunt colectate accidental, sunt șterse imediat.

În cazul Sesizărilor făcute cu privire la companiile italiene, drepturile prevăzute la articolele 15 – 22 din Regulamentul (UE) 2016/679 pot fi exercitate în limitele prevederilor articolului 2, alineatul 11 din Decretul legislativ italian nr. 196 din 30 iunie 2003.

Prelucrarea datelor cu caracter personal aferente primirii și tratării sesizărilor se efectuează de către Companie și de către alte companii ale Grupului, în calitate de operatori asociați, cu respectarea principiilor prevăzute la articolele 5 și 25 din Regulamentul (UE) 2016/679 și a Directivei (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului din 27 aprilie 2016 și a legilor naționale de transpunere a acesteia, furnizând informații adecvate Denunțătorilor și persoanelor implicate în conformitate cu articolele 13 și 14 din Regulamentul (UE) 2016/679 respectiv sau cu Directiva menționată și luând măsurile adecvate pentru a proteja drepturile și libertățile persoanelor în cauză.

Grupul și-a definit modelul de primire și tratare a sesizărilor interne, identificând măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător riscurilor specifice generate de prelucrarea efectuată, pe baza unei evaluări a impactului asupra protecției datelor, și reglementând relația cu orice furnizor extern care prelucrează date cu caracter personal în numele lor, în conformitate cu articolul 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 sau Directiva (UE) 2016/680.

PROTECȚIA DENUNȚĂTORULUI
1. Sfera de aplicare

Măsurile de protecție a Denunțătorului se aplică față de Denunțători, astfel cum sunt identificați în prezenta Politică de Denunțare, atunci când se îndeplinesc următoarele condiții:

la momentul Sesizării sau plângerii către autoritatea judiciară sau financiară sau la momentul dezvăluirii publice, Denunțătorul avea motive întemeiate să creadă că informațiile cu privire la încălcările sesizate, dezvăluite public, erau conforme cu realitatea și intrau sub incidența obiectivă a punctului 4;

Sesizarea sau Dezvăluirea publică s-a făcut pe baza prevederilor prezentei Politici de Denunțare și, în general, în conformitate cu legislația aplicabilă.

Motivele persoanei în cauză pentru sesizarea sau dezvăluirea publică sunt irelevante în raport cu protecția sa.

Sub rezerva limitelor răspunderii detaliate la punctul 10.5, atunci când se constată atragerea răspunderii penale a Denunțătorului pentru infracțiunile de defăimare sau calomniere sau pentru aceleași infracțiuni săvârșite cu plângere către autoritatea judiciară sau financiară, sau atragerea răspunderii civile, din aceeași cauză, în cazuri de abatere intenționată sau neglijență gravă, nu se garantează protecția prevăzută în acest alineat, iar Denunțătorului i se impune o sancțiune disciplinară.

De asemenea, se asigură protecție, în aceeași măsură, Denunțătorului anonim, dacă acesta a fost identificat ulterior și a suferit represalii, precum și în cazul Sesizărilor transmise instituțiilor, organismelor și agențiilor competente ale Uniunii Europene.

Protecția Denunțătorilor – care trebuie considerați în aceeași măsură Destinatari în sensul punctului 3 din prezenta Politică de Denunțare – se aplică și în cazul în care Denunțarea, sesizarea către autoritățile judiciare sau financiare sau dezvăluirea publică a informațiilor are loc în următoarele situații:

a) atunci când raportul juridic cu GRUPUL NAMIRIAL nu a început încă, dacă informațiile cu privire la încălcări au fost obținute în timpul procesului de selecție sau al altor etape precontractuale;

b) în timpul perioadei de probă;

c) ulterior încetării raportului juridic, dacă informațiile cu privire la încălcări au fost obținute pe parcursul derulării raportului respectiv.

Măsurile de protecție din prezenta Politică de Denunțare se aplică inclusiv:

a) persoanelor de sprijin (definite drept persoanele fizice care acordă asistență unui Denunțător în procesul de sesizare, care își desfășoară activitatea în același mediu de lucru și a căror asistență trebuie păstrată confidențială);

b) persoanelor din același mediu de lucru ca și Denunțătorul, cel care a făcut o plângere către autoritatea judiciară sau financiară sau cel care a făcut o dezvăluire publică și care este legat de persoanele respective printr-o relație afectivă sau de rudenie stabilă până la gradul patru;

c) colegilor de muncă ai Denunțătorului sau ai persoanei care a depus o plângere la autoritatea judiciară sau financiară sau care a făcut o dezvăluire publică, care își desfășoară activitatea în același mediu de lucru ca și Denunțătorul și care au o relație obișnuită și actuală cu persoana respectivă;

d) entităților deținute de către Denunțător sau de persoana care a depus o plângere la autoritățile judiciare sau financiare sau care a făcut o dezvăluire publică sau pentru care lucrează aceleași persoane, precum și entităților care operează în același mediu de lucru ca și persoanele menționate anterior.

1. Interzicerea represaliilor

Nu este permisă sau tolerată nicio formă de represalii sau măsuri discriminatorii, directă sau indirectă, care afectează condițiile de muncă din motive legate direct sau indirect de Sesizare, îndreptată împotriva Denunțătorului.

Represalii înseamnă orice comportament, act sau omisiune, chiar dacă reprezintă doar o tentativă sau un risc, la care se procedează ca urmare a Sesizării, a plângerii către autoritatea judiciară sau financiară sau a dezvăluirii publice și care provoacă sau poate provoca un prejudiciu nedrept, direct sau indirect, Denunțătorului sau persoanei care a făcut sesizarea.

Mai jos se regăsesc câteva exemple care ar putea constitui represalii:

concediere, suspendare sau măsuri echivalente;
retrogradare sau nepromovare;
schimbarea atribuțiilor, schimbarea locului de muncă, reducerea salariului, schimbarea programului de lucru;
suspendarea instruirii sau orice restricții privind accesul la aceasta;
evaluări negative sau aprecieri negative;
adoptarea măsurilor disciplinare sau altor sancțiuni, inclusiv amenzi;
constrângere, intimidare, hărțuire sau stigmatizare;
discriminare sau tratament nefavorabil în alt mod;
netransformarea unui contract de muncă pe durată determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată în situația în care angajatul avea o așteptare legitimă în sensul transformării respective;
nereînnoirea sau încetarea anticipată a unui contract de muncă pe durată determinată;
prejudicii, provocate inclusiv reputației persoanei, în special pe rețelele de socializare, sau prejudicii economice sau financiare, inclusiv pierderea oportunităților economice și venituri nerealizate;
includerea pe liste necorespunzătoare pe baza unui acord formal sau informal la nivel de sector sau industrie, care poate duce la imposibilitatea persoanei de a găsi un loc de muncă în sectorul sau industria în cauză în viitor;
încetarea anticipată sau rezilierea contractului de furnizare de bunuri sau prestări de servicii;
anularea unei licențe sau a unei autorizații;
solicitarea de efectuare a examenelor psihiatrice sau medicale.

În cazul unor litigii legate de impunerea sancțiunilor disciplinare, de retrogradări, concedieri, transferuri sau de supunerea Denunțătorului la alte măsuri organizatorice care au efecte negative directe sau indirecte asupra condițiilor de muncă ca urmare a transmiterii Sesizării, angajatorului îi revine sarcina de a demonstra că măsurile respective se bazează pe motive care nu au legătură cu Sesizarea în cauză.

GRUPUL NAMIRIAL își rezervă dreptul de a lua măsurile adecvate împotriva oricărei persoane care recurge sau amenință să recurgă la represalii împotriva celor care au transmis Sesizări în conformitate cu prezenta Politică de Denunțare, fără a aduce atingere dreptului persoanelor îndreptățite la protecție juridică dacă s-a constatat atragerea răspunderii penale sau civile a Denunțătorului în legătură cu declarațiile sau sesizările false.

Mai mult, atât încălcarea de către un Destinatar a măsurilor de protecție a denunțătorilor stabilite de către Companie, cât și formularea, cu rea intenție sau din neglijență gravă, a Sesizărilor care se dovedesc a fi neîntemeiate, constituie comportament care se pedepsește în conformitate cu prevederile procedurilor disciplinare.

1. Măsuri de sprijin pentru Denunțători aplicabile în Italia

Denunțătorul se poate adresa uneia dintre entitățile sectorului terțiar identificate de ANAC – prin încheierea unor acorduri speciale cu aceasta din urmă – și publicate pe site-ul acesteia din urmă pentru a obține gratuit informații, asistență și consiliere cu privire la modul de transmitere a sesizărilor și la protecția împotriva represaliilor, care se asigură prin prevederile naționale și cele ale Uniunii Europene, precum și la drepturile persoanei implicate și la termenii și condițiile de acces la asistență juridică.

Denunțătorul se poate adresa sectorului terțiar identificat de ANAC numai dacă acesta face parte din companiile grupului care au sediul social în Italia și pentru care se aplică legea italiană.

1. Protecție împotriva represaliilor pentru Denunțători

Orice persoană care este de părere că a făcut obiectul represaliilor în urma unei Sesizări poate contacta ANAC. În cazul unor represalii săvârșite în mediul de lucru al unei persoane din sectorul privat, ANAC informează Inspectoratul Național al Muncii în vederea măsurilor care intră în competența sa.

Această dispoziție se aplică numai Persoanelor care fac Sesizare care fac parte din companiile grupului care au sediul social în Italia și pentru care se aplică legea italiană.

Actele întreprinse de GRUPUL NAMIRIAL cu încălcarea prevederilor articolului 10.2 sunt nule.

Denunțătorii care au fost concediați ca urmare a Sesizărilor, a dezvăluirii publice sau a plângerii către autoritățile judiciare sau financiare au dreptul de a fi repuși în funcție, pe baza normelor specifice aplicabile lucrătorului.

Autoritatea judiciară sesizată va lua toate măsurile, inclusiv măsuri provizorii, necesare pentru a asigura protecția situației juridice subiective care se naște, inclusiv despăgubiri pentru prejudicii, repunere în funcție, dispoziție de încetare a comportamentului adoptat de GRUPUL NAMIRIAL cu încălcarea interzicerii represaliilor reglementată în articolul 10.2 de mai sus din Politica de Denunțare și constatarea nulității actelor întreprinse cu încălcarea articolului respectiv.

1. Limitări ale răspunderii Denunțătorului

Un Denunțător care dezvăluie sau distribuie informații cu privire la încălcări care intră sub incidența obligației de păstrare a secretului referitor la protecția dreptului de autor sau la protecția datelor cu caracter personal sau care dezvăluie sau distribuie informații cu privire la încălcări care aduc prejudicii reputației Persoanei Implicate sau Persoanei care face Obiectul Sesizării, nu va fi pedepsit atunci când, la momentul dezvăluirii sau distribuirii, au existat motive întemeiate să se creadă că dezvăluirea sau distribuirea informațiilor respective a fost necesară pentru a dezvălui încălcarea și pentru a formula Sesizarea, dezvăluirea publică sau plângerea către autoritatea judiciară sau financiară. Orice altă răspundere, inclusiv răspunderea civilă administrativă, este, de asemenea, exclusă.

Cu excepția cazului în care actul constituie o infracțiune, Denunțătorul nu este ținut răspunzător, nici civil, nici administrativ, pentru obținerea informațiilor cu privire la încălcări sau pentru accesul la acestea.

În orice caz, răspunderea penală și orice altă răspundere, inclusiv răspunderea civilă sau administrativă, nu sunt excluse pentru comportamente, acte sau omisiuni care nu au legătură cu Sesizarea, plângerea către autoritățile judiciare sau financiare sau dezvăluirea publică sau care nu sunt strict necesare pentru dezvăluirea încălcării.

PĂSTRAREA DOCUMENTAȚIEI ȘI ACCESUL LA ACEASTA

Comitetul păstrează Sesizările primite în spațiul de arhivă al Platformei, care este accesibil numai membrilor Comitetului și numai din motive legate de îndeplinirea sarcinilor descrise mai sus.

Având în vedere faptul că nu pot fi utilizate dincolo de ceea ce este necesar pentru a da curs acestora în mod adecvat, Sesizările și documentația aferentă se vor păstra atât timp cât este necesar pentru procesarea Sesizării și, în orice caz, nu mai mult de 5 (cinci ani) de la data comunicării rezultatului final al procedurii de sesizare.

Sesizările primite prin sistemul de mesagerie vocală înregistrată, activ în cadrul Platformei, sunt documentate de către Comitet în cadrul Platformei în cauză prin înregistrare, precum și prin transcriere, sub rezerva consimțământului Denunțătorului. În cazul unei transcrieri, Denunțătorul poate verifica, rectifica sau confirma cele cuprinse în transcriere prin depunerea semnăturii sale.

Sesizările făcute verbal în cadrul unei întruniri cu Comitetul vor fi documentate de către Comitet prin procese-verbale, sub rezerva consimțământului Denunțătorului. În acest caz, Denunțătorul poate verifica, rectifica și confirma procesul-verbal al întrunirii prin depunerea semnăturii sale.